Kurs für Hundepensionen & Tiersitting-Dienste

Kundenmanagement, das aus einem Aufenthalt eine Weiterempfehlung macht

Wir zeigen Betreiberinnen und Betreibern von Hundepensionen und Tiersitting-Diensten, wie ein strukturiertes Aufnahmegespräch, eine klare Betreuungskarte und ein verlässlicher Kommunikationsrhythmus aus einer einmaligen Buchung eine dauerhafte Kundenbeziehung machen.

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Aufnahmegespräch & Betreuungskarte
Tägliche Foto-Updates
Notfallprotokoll
Aufnahmegespräch zwischen Betreuerin und Tierhalter in einer Hundepension
Betreuungskarte Fütterung, Medikation, Routinen
Foto-Update um 17:00 Uhr

Aufnahmegespräch mit klarer Struktur statt spontaner Nachfrage

Betreuungskarte als zentrales Dokument je Tier

Empfehlungssystem ohne Anzeigenbudget

Notfallprotokoll für den Tierarztbesuch

Die fünf Bausteine

Was professionelles Kundenmanagement in der Tierbetreuung ausmacht

Fünf Arbeitsschritte begleiten ein Tier vom ersten Anruf bis zur Abholung. Jeder einzelne Schritt entscheidet mit darüber, ob ein Halter wiederkommt oder weiterempfiehlt.

Strukturiertes Aufnahmegespräch mit Tierhalterin am Empfangstisch
01

Das Aufnahmegespräch

Bevor ein Tier zum ersten Mal bleibt, klären wir gemeinsam, welche Fragen wirklich gestellt werden müssen: Gesundheitsgeschichte, Futterunverträglichkeiten, Verhalten unter Stress, Kontaktdaten für den Notfall und die gewohnte Tagesstruktur. Ein gutes Gespräch dauert selten länger als zwanzig Minuten, hinterlässt aber ein Dokument, auf das später jede Schicht zugreifen kann.

  • Gesprächsleitfaden mit offenen und geschlossenen Fragen
  • Umgang mit unsicheren oder ängstlichen Tierhaltern
  • Übergabe der Informationen an das gesamte Team
Handschriftlich ausgefüllte Betreuungskarte mit Fütterungs- und Medikamentenplan
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Die Betreuungskarte

Eine Karte pro Tier, die Fütterungszeiten, Portionsgrößen, Medikamentendosierung und kleine Eigenheiten in einer festen Reihenfolge festhält. Sie ersetzt das Gedächtnis der Schichtleitung an einem stressigen Tag.

  • Feste Rubriken für Futter, Medikation, Verhalten
  • Aktualisierung bei jedem neuen Aufenthalt
Betreuer fotografiert einen entspannten Hund für das tägliche Update an den Besitzer
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Tägliche Foto-Updates

Ein kurzes Bild zur gewohnten Uhrzeit sagt oft mehr als ein langer Bericht. Wir besprechen, wie ein Update-Rhythmus entsteht, der sich in den Alltag einfügt statt ihn zu stören.

  • Feste Sendezeit statt spontaner Nachrichten
  • Auswahl aussagekräftiger Momente
Notfallordner mit Checkliste für den Tierarztbesuch neben einem Stethoskop
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Das Notfallprotokoll

Wenn ein Tierarztbesuch nötig wird, zählt jede Minute. Ein schriftliches Protokoll legt fest, wer wen zuerst informiert, welche Unterlagen mitgehen und wie die Rückmeldung an den Halter erfolgt.

  • Klare Reihenfolge der Kontaktaufnahme
  • Dokumentation für Halter und Tierarztpraxis
Übergabe einer Empfehlungskarte zwischen zwei Personen vor einer Hundepension
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Das Empfehlungssystem

Zufriedene Halter empfehlen von sich aus weiter, wenn der richtige Moment genutzt wird. Wir zeigen einen einfachen Ablauf, der ohne bezahlte Anzeigen auskommt und auf Vertrauen aufbaut.

  • Der richtige Zeitpunkt für die Bitte um Weiterempfehlung
  • Einfache Materialien statt Marketingbudget
Ablauf

So bauen wir das Kundenmanagement gemeinsam auf

Vier Etappen, die sich in den Kursmodulen widerspiegeln und die sich in der Praxis eines Betriebs Schritt für Schritt umsetzen lassen.

1

Bestandsaufnahme

Wir schauen uns an, wie Anfragen aktuell bei euch ankommen, wie das Aufnahmegespräch heute geführt wird und wo Informationen häufig verloren gehen.

2

Struktur aufbauen

Gemeinsam entwickeln wir eine Vorlage für Aufnahmegespräch und Betreuungskarte, angepasst an Betriebsgröße und Tierarten.

3

Kommunikationsrhythmus einüben

Foto-Updates, Notfallprotokoll und Übergabegespräch werden zu festen Abläufen, die auch bei hohem Betrieb funktionieren.

4

Empfehlungssystem verankern

Wir richten einen einfachen, wiederholbaren Weg ein, der zufriedene Halter zu Fürsprechern macht, ohne Werbung zu schalten.

Einblicke

Alltag in Pension und Kursraum

Modernes Interieur einer Hundepension mit hellen Kennelboxen
Kursleiterin erklärt einer Gruppe die Betreuungskarte im Workshop
Betreuer verabreicht einem kleinen Hund vorsichtig Medikamente
Kursunterlagen und Vorlagen auf einem Schreibtisch ausgebreitet
Unser Ansatz

Wofür Graldeni steht

Wir glauben, dass gute Tierbetreuung nicht an mangelndem Fachwissen scheitert, sondern an fehlender Struktur im Kontakt mit den Menschen. Ein Aufnahmegespräch, das wichtige Fragen vergisst. Eine Betreuungskarte, die niemand vertretungsweise lesen kann. Ein Notfall, bei dem niemand weiß, wer zuerst anzurufen ist. Genau an diesen Stellen setzt unser Kurs an.

Mehr über unsere Haltung erfahren

Ein Betrieb, der seine Halter informiert statt nur zu betreuen, wird zur ersten Empfehlung, wenn Freunde oder Nachbarn nach einer Pension fragen.

Aus unserer Kursleitfaden-Einführung

Bereit, Aufnahmegespräch und Betreuungskarte neu zu ordnen?

Der Kurs richtet sich an Betreiberinnen und Betreiber von Hundepensionen und Tiersitting-Diensten, die ihre Abläufe rund um Kundenkontakt und Kommunikation überdenken möchten.

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